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Implementación de chatbots para universidades

By Ernesto Doudchitzky - CEO de chattigo

La tecnología de los chatbots para universidades tiene múltiples aplicaciones que optimizan la relación y comunicación en diferentes procesos como el de matrículas (ventas), académico, atención al estudiante y otros que ayudan a la mejora del sistema educativo. 

Ya no solo se trata de tener un sitio web o canales digitales, sino de aprovechar todo su potencial por medio de los bots conversacionales. 

Los chatbots en universidades ponen a producir efectivamente los canales digitales de comunicación para las instituciones y usuarios.

Justo esto se vio en todo su esplendor durante la pandemia, cuando la comunicación y procesos académicos se volcaron al plano digital por el cierre de establecimientos de todo tipo, entre ellos, los educativos. 

Para acercarte a esta nueva realidad del sector educativo, en la que los chatbots para universidades son una verdadera solución, te contamos cómo funcionan, sus ventajas, beneficios y cuál es el modo más conveniente de implementarlos. 

¿Cómo funciona un chatbot en una universidad?

Los chatbots para universidades funcionan mediante su integración en sitio web, plataformas institucionales, redes sociales e incluso en apps de mensajería instantánea como WhatsApp. 

Recordemos que, el bot conversacional es un software desarrollado con algoritmos y tecnologías de vanguardia como la Inteligencia Artificial (AI) y Procesamiento de Lenguaje Natural (PLN). 

 Los chatbots se han ido perfeccionando para reconocer emociones y dar respuestas inteligentes muy similares a las de un humano.

Estas características especiales son las que permiten que desarrollen comunicaciones fluidas, naturales y muy similares a las de un ser humano. 

Adicionalmente, llegan a aprender con base en toda la data recogida en las diferentes interacciones y con los datos heredados de otros aplicativos o sistemas como el CRM y ERP. 

Con lo anterior, se reúne información y funcionalidades poderosas de los chatbots para adelantar de modo automático y efectivo diferentes gestiones. 

Para los aspirantes

Para los aspirantes, los chatbots presentan una atención omnicanal que hace más efectiva y oportuna la respuesta a dudas frecuentes sobre programas académicos, precios, procesos de matrícula, requisitos y más. 

Incluso, los chatbots para universidades llegan a asistir en proceso de pago, con el envío de links a pasarelas de pago y con la derivación a un agente humano de segundo nivel, en caso de ser necesario. 

Asimismo, sirven como asistentes para la programación o agendamiento de entrevistas y citas de admisión e ingreso. 

Funcionalidades y ventajas

Como ves, los chatbots pueden simplificar y hacer más efectivos diferentes procesos y gestiones relacionadas con los aspirantes, lo cual se traduce en un mejor aprovechamiento de las oportunidades de ingresos y una mejor experiencia para los futuros estudiantes. 

 A través de los bots conversacionales las universidades pueden optimizar procesos de matrículas con asesoría personalizada y 24/7.

Veamos cuáles son esas funcionalidades más empleadas en este sentido: 

  • Asesoría en el proceso de elección de la carrera o programa educativo con información detallada y precisa de asignaturas, campos de aplicación, duración y perfil del estudiante. 
  • Envío de presupuestos para cada programa de interés y asesoría sobre programas de financiamiento o medios de pago. 
  • Presentar recomendaciones de programas con base en los intereses detectados en cada aspirante. 
  • Dar respuesta a preguntas frecuentes sobre los procesos de inscripción. 
  • Enviar tutoriales y materiales audiovisuales explicativos. 
  • Brindar atención consistente por los diferentes canales en los que se encuentra el aspirante (app de mensajería, sitio web, correo electrónico). Esto teniendo en cuenta que un mismo aspirante puede continuar su consulta por uno y otro canal. 

Entre las ventajas que esto representa está la de una atención 24/7 que ayuda a dar respuesta a los aspirantes cuándo y dónde lo necesitan. 

Para los estudiantes

 

Ahora, para los estudiantes que ya pertenecen a la comunidad educativa se abre un abanico de funcionalidades que impactan tanto su experiencia y percepción de la universidad, como en su proceso académico. 

Funcionalidades y ventajas

Entre sus funcionalidades más aprovechadas y apreciadas para los estudiantes están las siguientes:

  • Mantener una comunicación bidireccional y omnicanal para acompañar el proceso y trámites académicos. 
  • Dar orientación para el bienestar institucional. Por ejemplo, existen chatbots que miden el nivel de satisfacción o estado de ánimo de los estudiantes con base en el análisis del contenido emocional en las conversaciones. 
  • Mejorar la experiencia en sitio y plataformas con el envío de paso a paso y acompañamiento en la navegación por los sitios. 
  • Recibir consultas, quejas, dudas y sugerencias y derivarlas con el agente o área encargada. 
  • Crear tickets de servicio, hacer seguimiento de ellos y hacer envíos de información automáticos. 
  • Mejorar la experiencia en el campus con respuestas a preguntas como la ubicación de determinada sala, aula o área del plantel educativo. 
  • Informar sobre pruebas, seminarios y actividades educativas programadas. 
  • Verificar estado de pago y obligaciones financieras.
  • Envío de calificaciones y resultados. 

Como estas puedes encontrar muchas otras funcionalidades que se programan con el chatbot para universidades. Todo depende de contar con diagramas de procesos efectivos para identificar todas las acciones o gestiones que se pueden automatizar. 

 chatbot de Chattigo es utilizado en universidades de Latinoamérica que ya perciben los beneficios en sus estrategias de Customer eXperience, omnicanalidad, ventas y servicio.

Ahora, tal como lo venimos resaltando, la gran ventaja de tener un chatbot al servicio de los estudiantes radica en brindar una mejor experiencia de usuario y así, asegurar su permanencia y continuidad en las instituciones. 

¿Es conveniente implementar un chatbot en tu sitio web universitario?

 

De hecho, la mejor manera de aprovechar todo el potencial del sitio web universitario y de obtener el mejor retorno a esta inversión tecnológica es la integración de un chatbot. 

Mediante el chatbot se mejora la experiencia de usuario, se realiza un acompañamiento 24/7 y se asegura que la navegación por el sitio web es la más eficiente. 

De este modo, toda la información, contenidos y procesos de autogestión incorporados en el sitio web tendrán una usabilidad y efecto directo en la mejor experiencia. 

A su vez, se hará más sencilla la consecución de los resultados propuestos con la implementación del sitio web, entre ellos, el aumento del tráfico, la permanencia en este, e incluso, tasas de conversión. 

Beneficios del chatbot

Con todas las funcionalidades que entregan los chatbots para universidades se derivan múltiples beneficios para todas las partes involucradas en el sistema educativo. Estos son algunos de ellos: 

  • Aumentan el número de matrículas en las universidades. 
  • Ayudan a implementar con éxito las estrategias omnicanal. 
  • Elevan las tasas de retención de los estudiantes. 
  • Nutren prospectos hasta convertirlos en estudiantes. 
  • Mejoran la experiencia de usuarios en los diferentes canales de comunicación institucionales. 
  • Elevan el bienestar estudiantil con atención ágil, personalizada y oportuna. 
  • Mejoran el nivel de compromiso y de percepción de la institución. 
  • Hacen más cómodos los procesos y trámites estudiantiles. 
  • Elevan el retorno a la inversión realizada en los diferentes canales digitales. 
  • Simplifican procesos ahorrando tiempo valioso para los estudiantes y universidades. 
  • Ahorran costos para las universidades en despliegue de infraestructura y administración de talento humano. 
  • Colaboran en la obtención de información valiosa para planes de mejora enfocados en las necesidades y oportunidades detectadas con los estudiantes. 

Estos y muchos otros beneficios ya son aprovechados ampliamente por el sector educativo. Por ejemplo, somos proveedores de los beneficios del uso de los chatbots de Chattigo, con nuestra plataforma usada en más de 10 universidades en Latinoamérica. 

Entre las universidades que evidencian los beneficios de nuestro bot conversacional está la Universidad Santo Tomás con su #HablaConmigo. 

Este chatbot institucional brinda experiencias en procesos de atención al alumno, admisiones y la vinculación entre los estudiantes, docentes y administrativos. 

A la ventaja de tener un chatbot con toda la tecnología de vanguardia mencionada, puedes sumar la de su integración con los CRM más usados (Salesforce, Genesys Cloud, Jira, Zendesk) y con más de 10 canales de comunicación (WhatsApp, redes sociales, SMS, email, etc.). 

¡Con Chattigo ponemos el poder de la información y de los chatbots al alcance de las universidades!

Conclusiones

La implementación de chatbots para universidades es una realidad que reveló múltiples ventajas y beneficios, especialmente tras la llegada de la pandemia. 

El chatbot en la universidad funciona mediante los canales digitales de comunicación, con su integración en ellos. 

Gracias a su tecnología avanzada (Inteligencia Artificial, Programación de Lenguaje Natural, inteligencia emocional) el chatbot logra desarrollar conversaciones fluidas y semejantes a las de un humano. Además, puede aprender para mejorar sus capacidades y funcionalidades. 

Acá en el video podrás conocer un poco más sobre cómo funciona la Inteligencia emocional y Artificial de nuestros chatbots de Chattigo: 

Las funcionalidades de los chatbots en las universidades se despliegan tanto para los aspirantes como para los estudiantes, con una atención mejorada y personalizada 24/7. 

La implementación del chatbot es conveniente en el sitio web porque permite elevar el retorno a la inversión en este canal de comunicación efectivo y responde a las preferencias de relacionamiento de los estudiantes. 

Con el uso de chatbots y todas sus funcionalidades se derivan beneficios que equivalen a una mejor experiencia de los usuarios y mayor rentabilidad para las instituciones educativas. 

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